Van chaos naar structuur: optimaliseer je salesproces
Veel bedrijven starten zonder duidelijk plan in hun salesproces. Klantdata staat verspreid, leads raken kwijt en geen enkele vertegenwoordiger werkt op dezelfde manier. Volgens Jack Donker, consultant bij NIT Solutions, begint structuur bij één centrale plek: het CRM. Niet als archief, maar als dagelijks werkinstrument.
CRM maakt werkwijze meetbaar en vergelijkbaar
Jack was eerder commercieel directeur in de bouwmaterialenhandel en zag het van dichtbij: iedere accountmanager werkte anders. “Als iedereen zijn eigen functie invult zoals hij/zij wil, dan doet iedereen gewoon z’n ding zoals hij denkt dat het goed is.” Met CRM breng je daar eenheid in. Je legt vast welke activiteiten er worden gedaan, hoe ze verlopen, en wat het oplevert. Zo wordt het werk vergelijkbaar en stuur je als sales manager niet meer op onderbuikgevoel.
Microsoft Dynamics helpt volgens Jack vooral doordat het structuur afdwingt. “Of het nou gaat om het opvolgen van een lead, het najagen een offerte of een klantbezoek: het systeem vraagt om een vaste aanpak. Je kunt niet zomaar stappen overslaan.”
Chaos herkennen: waar gaat het mis?
Klanten van NIT Solutions kampen aanvankelijk vaak met rommelige processen. Eén van de bekendste voorbeelden: een nieuwe klant staat letterlijk aan de balie, maar kan niet geholpen worden omdat hij nog niet in het systeem staat. Stamgegevens ontbreken, het ERP werkt niet samen met het CRM, er kan niets worden vastgelegd over de klant en de niemand weet wie de lead oppakt.
Juist op dat soort momenten helpt een goed ingericht CRM. Nieuwe klanten worden direct ingevoerd, gekoppeld aan een proces, en krijgen een plek in de workflow. Van lead tot bestelling – zonder losse eindjes.
Eén taal en één structuur in het salesteam
Volgens Jack gebruiken veel bedrijven begrippen als lead, prospect, suspect of opportunity door elkaar heen. NIT Solutions helpt klanten om deze begrippen te structureren in een eenvoudig stappenplan. “We hebben gewoon gezegd: het begint bij suspect, dan lead, prospect, klant, en uiteindelijk klant-af. Zodat iedereen dezelfde taal spreekt.”
Die fases worden vastgelegd in het CRM. Zo ontstaat er overzicht, en weet iedereen – van binnendienst tot salesmanager – in welk stadium een contact zit. Ook dat is onderdeel van structuur.
Hoe we dat aanpakken?
Een goed CRM gaat niet alleen om de technologie, maar om hoe je het in je bedrijf gebruikt. Daarom werken we niet met standaardoplossingen, maar kijken we naar wat jouw organisatie daadwerkelijk nodig heeft. We willen jouw CRM partner zijn, we gaan dan ook verder dan alleen de verkoop van software.
We beginnen met een grondige analyse: waar loop je tegenaan en waar wil je naartoe? Vervolgens passen we je bestaande CRM aan of implementeren we Microsoft CRM op een manier die werkt voor jouw business. Dit gebeurt stapsgewijs, zodat je team er aan kan wennen zonder dat het werk stilvalt.
We trainen je medewerkers grondig, zodat ze het systeem vanaf dag één optimaal kunnen gebruiken. En als er vragen zijn? Dan zijn we er. Niet alleen bij de implementatie, maar ook daarna. Want een goed CRM groeit mee met je bedrijf.
Klantcase: van discussie naar dashboard
Jack deelt een voorbeeld uit zijn vorige functie. Met vijftien vertegenwoordigers gingen ze samen in gesprek: wat is realistisch als het gaat om het aantal klantbezoeken? Sommigen zeiden dertig per week, anderen tien. Uiteindelijk werd het twintig. Dat werd de standaard. “Als je het samen bepaalt, is het sterker dan wanneer het van bovenaf komt.”
Vanaf dat moment werd er in het CRM per persoon gemeten. Wie haalde het? Wie niet? En waarom? Niet zozeer om vingers te wijzen, maar vooral ook om elkaar te helpen: “hoe doe jij dit dan?” Activiteiten werden gekoppeld aan resultaat. “Zo breng je niet alleen structuur aan, maar zorg je dat iedereen weet wat er verwacht wordt.”
